Sekretær for afdelingsledelsen i Klinisk Mikrobiologisk Afdeling pr. 1. december eller efter aftale.

Indledning

Klinisk Mikrobiologisk Afdeling søger en sekretær til afdelingsledelsen. Der er tale om en alsidig stilling med mange forskellige opgaveområder og en bred samarbejdsflade på tværs af afdelingen og hospitalet.

Stillingen rummer både administrative driftsopgaver, projektopgaver samt opgaver med skriftlig formidling og understøttelse af ledelsen. Vi søger en medarbejder, der arbejder selvstændigt, har stærke skriftlige kompetencer og trives med et stort ansvar.

Hvem er vi

Klinisk Mikrobiologisk Afdeling består af et laboratorieafsnit i Hospitalsbyen på Aalborg Universitetshospital og Infektionshygiejnen på Syd-matriklen. Begge afsnit er organiseret i faglige teams sammensat ud fra interesser og kompetencer.

Vi er en arbejdsplads med høj faglighed, engagement og et stærkt kollegialt fællesskab. Vi har en uformel omgangstone og møder hinanden med respekt på tværs af faggrupper og funktioner. Samarbejde, videndeling og fælles ansvar for opgaveløsningen er centrale elementer i vores hverdag.

Vi arbejder ud fra Region Nordjyllands værdier om Indflydelse, Tillid, Ordentlighed og Professionalisme (ITOP) .

Som sekretær for afdelingsledelsen bliver du en del af et tæt samarbejde med ledelsesteamet og vil skulle håndtere opgaver, der kræver fortrolighed og organisatorisk forståelse.

Hvem er du

Du har en relevant administrativ uddannelse og gerne en supplerende uddannelse inden for dansk eller kommunikation.

Vi forventer, at du

• arbejder struktureret og har blik for detaljer
• kan arbejde selvstændigt og tage ansvar for egne opgaver
• har gode samarbejdsevner og trives i en tværfaglig organisation
• er nysgerrig og opsøgende i forhold til læring og udvikling
• kan bevare overblik over flere samtidige opgaver
• har stærke kommunikative kompetencer, særligt skriftligt
• kan arbejde analytisk og fordybe dig i komplekse problemstillinger
• trives med stor variation i arbejdsopgaverne.

Vi tilbyder

Vi tilbyder en fuldtidsstilling med stor bredde i opgaveporteføljen og et betydeligt ansvar.

Opgaverne omfatter blandt andet

• HR-opgaver, herunder jobopslag og deltagelse som referent ved sygefraværssamtaler
• referatskrivning og udarbejdelse af dagsordener
• administrative opgaver, herunder opfølgning på apparatur og driftstal
• økonomiopgaver og kvartalsvise indberetninger
• projektledelse i forbindelse med udarbejdelse af retningslinjer
• vedligeholdelse af PRI-retningslinjer
• mødekoordinering og kommunikation på vegne af afdelingen
• vedligeholdelse af hjemmesider
• skriftlig formidling og dokumentation.

Derudover tilbyder vi

• en varieret arbejdsdag med mange samarbejdsflader
• et godt kollegialt fællesskab
• tæt samarbejde med ledelsen
• høj grad af selvstændighed i opgaveløsningen
• mulighed for faglig udvikling.

Vi forventer

Vi forventer, at du

• har erfaring med relevante IT-systemer, herunder Office-pakken, PRI, Optima og øvrige regionale systemer
• har erfaring med dokumentation og registrering
• kan formidle dig klart og professionelt på skrift og i tale
• har interesse for digitale løsninger og nye arbejdsformer, herunder anvendelse af AI
• bidrager aktivt til udvikling af arbejdsgange og opgaveløsning.

Vi ser det som en styrke, hvis du har interesse for videreuddannelse, eksempelvis på diplomniveau.

Det praktiske

Ansøgningsfrist er den 23. oktober.

Vi forventer at holde ansættelsessamtaler i uge 44.

Vi indhenter reference fra nuværende arbejdsgiver på den person, vi ønsker at ansætte. Dette sker efter aftale med ansøgeren.

Du vil referere til chefen for Infektionshygiejnen.

Stillingen er organisatorisk placeret i Klinisk Mikrobiologisk Afdeling ved Aalborg Universitetshospital. Arbejdsstedet er fordelt mellem Hospitalsbyen og Syd-matriklen, og der må forventes aktivitet på begge lokationer.

Arbejdstiden ligger som udgangspunkt på hverdage i dagtimerne. Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst for administrations- og IT-personale mfl. indgået med HK.