Eventdrift — Frivillige

Om RoyalHacks

RoyalHacks er Danmarks første nationale studiehackathon. I april 2026 afholdt vi den første udgave på ITU med 62 deltagere, 5 universitetspartnere (ITU, KU, DMJX, AAU og AU), 13 virksomhedspartnere og finansiering fra Tuborgfonden. RoyalHacks foregår i løbet af en weekend, og det er gratis for alle universitetsstuderende at deltage.

Vi samler studerende med interesse for digitale teknologier og giver dem 24 timer til at opfinde en idé og omsætte den til et funktionelt produkt.

Vi søger frivillige til vores organisatoriske team for at hjælpe os med at planlægge RoyalHacks 2027, som også finder sted i april.

• Websted : royalhacks.io
• Vores vision og mission : https://royalhacks.notion.site/

Vi søger til

• Marketing & Kommunikation (Team Lead)
• Fundraising (Team Lead)
• Eventdrift (Frivillige)

Du ser opslaget for Eventdrift . Hvis et andet team passer dig bedre, så tjek vores andre annoncer, eller nævn det i din ansøgning, så står vi for at dirigere dig.

Rollen

Vi søger frivillige til at blive en del af vores Eventdrift-team og hjælpe med at gøre planerne til en velforberedt, mindeværdig hackathon-oplevelse.

Du vil arbejde på den praktiske side af at drive et stort studentevent: koordinere frivillige, organisere mad og materialer, håndtere kommunikation med deltagere, sikre in-kind partnerskaber og sikre at alt kører glat på selve eventdagen.

Du får ansvar for specifikke projekter, samarbejde med andre teams og se den direkte virkning af dit arbejde. Vi leder efter folk, der kan lide at få ting til at ske, løse praktiske problemer og arbejde sammen om at levere noget meningsfuldt.

Hvad Event Operations vil arbejde på

Event Operations-teamet er ansvarligt for den operative planlægning og leverance af RoyalHacks. Du vil arbejde tæt sammen med de øvrige teams for at sikre, at deltagere, frivillige og partnere har alt, de behøver før, under og efter arrangementet.

Her er hvad du vil arbejde med

• Frivilligkoordination. Hjælp med at fastlægge vores bemandingsbehov, rekruttere og onboarde frivillige, definere ansvarsområder og skabe vagtplaner, checklister og et run-of-show-dokument, så alle ved, hvor de skal være og hvad de skal gøre.
• Deltageroplevelse og check-in. Planlæg check-in-processen, forbered navneskilte og arbejd sammen med vores Tech & Automation-team for at sikre, at frivillige er fortrolige med de værktøjer og systemer, der er nødvendige for at byde deltagerne velkommen effektivt.
• Mad og drikke. Hjælp med at planlægge måltider, snacks, kaffe og drikke til arrangementet. Arbejd med budgettet, undersøg maddonationer og sponsorater, tag højde for kostbehov og organiser distribution gennem weekenden.
• In-kind partnerskaber. Identificer og kontakt potentielle partnere, der kan bidrage med mad, drikkevarer, gaver og andre varer eller tjenester. Hjælp med at koordinere aftaler og sikre, at vi leverer på vores forpligtelser over for partnere.
• Deltagerkommunikation. Planlæg hvornår og hvordan deltagerne får vigtig information, fra tilmeldingspåmindelser og forhåndsinstruktioner til annoncer under hackathonet og efterfølgende kommunikation. Du vil koordinere med Marketing & Kommunikation, som hjælper med at skabe budskabet.
• Merchandise og materialer til arrangementet. Koordinér produktion og bestilling af varer som frivillig-T-shirts, klistermærker, plakater, bannere og andre materialer til eventen. Hjælp os med at finde praktiske, kreative og budgetvenlige løsninger.
• Event-dagens oplevelse. Hjælp med at planlægge den afsluttende fejring, samle arrangørerne, frivillige, bedømmere, mentorer, sponsorer og leverandører. Søg måder at gøre oplevelsen engagerende og velkommende for alle involverede.
• Kontinuerlig forbedring. Samarbejd med Tech & Automation for at teste bedømmelsessystemet, identificere muligheder for at automatisere gentagne opgaver og forbedre vores operationelle processer baseret på læring fra første hackathon.
• In-Kind Partnerskaber. Koordiner alle in-kind partnerskaber for RoyalHacks, herunder mad, drikke, merchandise, gaver og andre donerede produkter eller tjenester. Du vil styre hele processen, fra kontakt til potentielle partnere og opfølgning på leads til forhandling af bidrag og færdiggørelse af aftaler. Teammedlemmer kan foreslå virksomheder eller dele partnerlead, mens du tager ejerskab over den nødvendige kommunikation og koordinering for at omsætte disse muligheder til bekræftede partnerskaber.

Du kommer ikke nødvendigvis til at arbejde inden for alle områder. Vi aftaler dine ansvarsområder ud fra dine interesser, færdigheder og læringsmål, samtidig med at sikre at teamet dækker det, der skal gøres.

Du er rette person til denne rolle, hvis du

• Nydder at organisere ting, koordinere mennesker og omsætte idéer til praktiske planer.
• Er pålidelig, proaktiv og komfortabel med at påtage sig ansvaret for opgaver fra start til slut.
• Kan holde styr på detaljer, deadlines og bevægelige dele uden at miste overblikket.
• Nyder at løse problemer, tilpasse sig ændrede planer og finde kreative løsninger med begrænsede ressourcer.
• Kommunikerer klart og arbejder godt sammen med mennesker fra forskellige baggrunde og teams.
• Er villig til at række ud til eksterne organisationer og virksomheder ved arbejde med partnerskaber eller donationer.
• Holder af, hvorfor RoyalHacks eksisterer og ønsker at bidrage til et mere innovativt og inkluderende teknologimiljø.

Du behøver ikke have tidligere erfaring med begivenhedsplanlægning. Vi er interesserede i personer der er motiverede til at lære, bidrage og tage ansvar. Uanset om dine interesser ligger i logistik, projektkoordination, partnerskaber, eventplanlægning eller drift, er der plads til at forme din rolle ud fra, hvad du vil udvikle.

Hvad du får ud af det

• Praktisk erfaring med at planlægge og levere en national studerende-hackathon, fra forberedelse til gennemførelse på selve dagen.
• Praktisk erfaring i projektkoordination, logistik, frivilligstyring, leverandørrelationer og eventdrift.
• Muligheden for at påtage sig ejerskab over rigtige projekter og få dem gennemført.
• Erfaring med at samarbejde på tværs af teams, koordinering af interessenter og problemløsning i et hurtigt tempo.
• Et netværk af ambitiøse studerende, arrangører, virksomheder og fagfolk i det danske teknologimiljø.
• Muligheden for at lære fra andre frivillige og eksterne fagfolk, der kan dele deres erfaring og ekspertise.

Hvordan vi arbejder sammen

Når du bliver en del af RoyalHacks, vil vi sætte os ned og blive enige om en win-win-ordning: hvad du er ansvarlig for, hvilken støtte du har brug for, og hvad du vil få ud af oplevelsen.

Du vil have mulighed for at eje dine projekter, foreslå forbedringer og træffe beslutninger inden for dit ansvarsområde. Du vil også arbejde tæt sammen med andre teammedlemmer og teamledere, med støtte tilgængelig, når du har brug for et andre øjne eller hjælp til at løse et problem.

Vi værdsætter ansvarlighed, ejerskab, åben kommunikation og læring ved at gøre. Fejl er en del af processen, og vi ønsker, at vores frivillige føler sig trygge ved at stille spørgsmål, dele idéer og prøve nye tilgange.

Tid og sted

Du vil være involveret i RoyalHacks fra november 2026 til juni 2027. Vi arbejder både remote og på lokationen i København.

Vi holder regelmæssige teammøder og lejlighedsvise fysiske møder og sociale arrangementer. Vi forventer, at frivillige deltager aktivt i teamets arbejde og kommunikerer åbent om deres tilgængelighed.

Alle teammedlemmer forventes at være til stede for hele RoyalHacks-arrangementets weekend i marts eller april 2027.

Den forventede forpligtelse er cirka 8–10 timer om ugen, afhængig af dit ansvarsområde. Arbejdsbyrden vil variere, med travle perioder, når vi nærmer os hovedbegivenheden.

Sådan ansøger du

Fortæl os lidt om dig selv, hvorfor du vil volontør hos RoyalHacks, og hvad der interesserer dig ved Event Operations.

Vi vil også gerne vide om eventuel relevant erfaring, du har haft, enten gennem arbejde, universitet, studenterorganisationer, frivilligt arbejde eller personlige projekter. Du behøver ikke have gjort alt før; vi vil gerne forstå, hvad du kan bidrage med og hvad du gerne vil lære.

Vedlæg venligst dit CV eller din LinkedIn-profil og fortæl os om din tilgængelighed mellem november 2026 og juni 2027, inklusive eventuelle forpligtelser som eksaminer, arbejde eller rejser.

Interne kommunikationer foregår på engelsk. Både danske og internationale ansøgere er velkomne.