Eventkoordinator - midlertidig stilling

Hvor forretning, fællesskab og arrangementer mødes.

Matrikel1 kan måske ligne et kontorhotel, men vi er meget mere end det! Beliggende i hjertet af København, bygget omkring selskaberne og de mennesker, der udgør vores fællesskab. Vores medlemmer er kernen i det, vi gør, og vores begivenheder giver stedet liv.

På tværs af næsten 1.000 m² eventområde rummer vi et særligt bredt udvalg af begivenheder. Fra intime møder for to og virksomhedskonferencer til middage for 200 gæster og fester for mere end 700, findes der ikke to arrangementer, der er ens. Vores kunder spænder fra virksomheder og private værter til par, der fejrer deres bryllup. Vi samarbejder også med vores medlemmer og branchepartnere for at skabe begivenheder, der styrker fællesskabet omkring os.

Som Eventkoordinator spiller du en vigtig rolle i at bringe begivenheder til live og sikre, at hver lejlighed forløber gnidningsløst fra de indledende forberedelser til de afsluttende øjeblikke. Sammen med Eventmanageren vil du hjælpe med at omsætte klientbriefs til veludførte oplevelser, der spænder fra forretningsmøder og konferencer til private sammenkomster og begivenheder med høj profil.

Du vil fungere som en vigtig forbindelse mellem kunder og vores operative teams, herunder køkken, bar og faciliteter. Dit fokus vil være at omsætte dine eventplaner til klare, gennemførlige instruktioner, koordinere praktiske foranstaltninger og sikre, at alle afdelinger er forberedte på, hvad der ligger forude.

Dette er en praksisnær stilling, hvor ingen to dage er ens. Du vil håndtere særlige forespørgsler, koordinere og deltage i op- og nedbygninger af begivenheder, holde styr på skiftende krav og støtte teamsene på stedet, når det gælder mest. Med en proaktiv tilgang og en stærk gæstfrihedssans vil du være med til at skabe en problemfri oplevelse for både kunder og gæster, fra de indledende forberedelser til den vellykkede afslutning af hver begivenhed.

Hvad vi leder efter

• Du har tidligere erfaring med eventkoordinering, arrangementdrift, møder eller konferenceplanlægning, eller en lignende stilling.
• Erfaring fra hotelbranchen er en værdifuld fordel.
• Du trives med at arbejde på tværs af afdelinger og opbygge stærke professionelle relationer til kolleger fra forskellige teams.
• Du kan omsætte klientforespørgsler og eventplaner til klare instruktioner, så alle involverede forstår deres ansvarsområder.
• Du kommunikerer sikkert på både dansk og engelsk, mundtligt og skriftligt.
• Du har en struktureret tilgang til dit arbejde og ved, hvordan man håndterer flere opgaver samtidig og holder styr på vigtige detaljer.
• Du tager initiativ, følger op på uafsluttede opgaver og identificerer potentielle udfordringer inden de påvirker arrangementet.
• Du forbliver rolig og fleksibel, når du møder uventede ændringer, hastende anmodninger eller ændrede prioriteter.
• Du er stolt af at bidrage til en positiv gæsteoplevelse og forstår vigtigheden af teamwork i at levere vellykkede begivenheder.
• Du er hands-on og har ikke noget imod at hjælpe lokalt, når det er nødvendigt.
• Du har fleksibilitet med hensyn til arbejdstider, når forretningsbehovene kræver det. Selvom de fleste arbejdstider ligger inden for normale kontortider, forventes du at være til stede under store begivenheder og påtage dig Duty Manager-ansvar i travle perioder.