Service-minded administrative employee for the Mayor's Secretariat

Do you want to become part of an engaged secretariat close to the political and administrative top management? We are seeking a service-minded and digitally strong administrative employee who thrives on making people, meetings and processes fit well together – even when the tempo is high and tasks change.

Om jobbet You will become part of an experienced team that ensures professional and secure secretarial support to the mayor, the city manager, the legal department, the Municipal Council and the Finance Committee. With us, days are rarely the same. Some tasks are planned well in advance while others arise on short notice. Therefore you must be able to work in a structured way and be flexible when reality changes.

You will have close collaboration with colleagues in the Mayor's Secretariat and the head of the legal department. In addition you will gain a broad network at the town hall, among other things through participation in the cross-cutting network for administrative staff serving the political committees (agenda editors).

You will have both fixed operational tasks and an active role in optimizing and digitizing our workflows, including in relation to opportunities with AI.

Dine vigtigste opgaver

• være dagsordensredaktør for Økonomiudvalget herunder koordinering, bookning af møder, forplejning, oprettelse af sager, kvalitetssikring og udsendelse af dagsordener mv.
• yde sekretariatsbetjening til den juridiske afdeling og borgerrådgiveren herunder møde – og kursusadministration, kalenderstyring for de juridiske chef og lettere sagsbehandling som fx behandling af ansøgninger om partistøtte.
• være med til at omsætte nye digitale muligheder og AI til konkrete løsninger i hverdagen
• hjælpe og afløse dine kolleger og tage fælles ansvar for at opgaverne i sekretariatet bliver løst

Vi forestiller os, at du

• har en relevant administrativ uddannelse og erfaring gerne fra en politisk ledet organisation, et direktionssekretariat eller en lignende funktion
• er fortrolig med Microsoft 365; erfaring med dagsordens- eller ESDH-systemer er en fordel
• formulerer dig sikkert og præcist på dansk – også på skrift
• kan arbejde med mange samtidige opgaver og deadlines uden at miste overblik eller sansen for detaljen
• har god situationsfornemmelse, kan håndtere fortrolige oplysninger med diskretion og professionalisme
• bevarer roen i en til tider travl hverdag og ved, hvornår det er en styrke at sparre og hente hjælp hos kolleger
• er indstillet på, at udsendelse af udvalgsdagsordener kan ligge uden for almindelig arbejdstid

Vi tilbyder

• en central rolle tæt på kommunens politiske og administrative beslutningsprocesser
• selvstændigt ansvar for opgaver og et tæt arbejdsfællesskab, hvor vi hjælper hinanden
• dygtige og engagerede kolleger med høj faglighed og en uformel omgangstone
• en alsidig arbejdsdag med ansvar og kontakt til mange dele af organisationen
• aktiv rolle i udviklingen af digitale arbejdsgange, herunder anvendelsen af AI
• fleksible arbejdsrammer, hvor hensynet til opgaven, fællesskabet og den enkelte tænkes sammen
• en arbejdsplads, hvor service, ordentlighed og samarbejde er centrale værdier

Mød dit nye team Når du kommer med ombord, er vi fire sekretærer i Borgmestersekretariatet, Vi er en tværgående funktion under kommunaldirektøren og har afdelingsfællesskab med fem kolleger i Strategi og Analyse. Vi arbejder selvstændigt, men hjælper hinanden, især når der er travlt. Vi deler viden, sparrer om opgaverne og tager fælles ansvar for, at opgaverne bliver løst sikkert og rettidigt.

Vi har kontakt med mange forskellige mennesker på tværs af organisationen og lægger vægt på at møde alle venligt, hjælpsomt og professionelt. Det er vigtigt for os, at du både kan lide opgaverne og menneskene omkring dem.

Løn og ansættelse The position is permanent at 37 hours per week with a desired start date 1 January 2027 . Salary and employment terms are determined in accordance with the applicable collective agreement and after negotiations with the relevant trade union.

Har du spørgsmål? Du er velkommen til at kontakte leder af Borgmestersekretariatet Dorte McEwen på telefon 30542027, [email protected] eller sekretær Ann Charlotte Meiniche på telefon 61384134, mail [email protected] .

Skal det være dig? Send din ansøgning og dit CV senest 25. oktober 2026 . Vi forventer at holde første samtale 10. og 11. november og anden samtale 16. november 2026.

Gentofte Kommune ønsker en mangfoldig arbejdsplads og opfordrer alle kvalificerede kandidater til at søge stillingen.